Nie každý si vie poradiť s kopiacimi sa úlohami, no na to sú tu jednotlivé techniky, ktoré vedia tento problém vyriešiť za vás. Stačí trochu zorganizovania a na nový systém si rýchlo zvyknete, pretože na to, čo je dobré a čo funguje, sa zvyká rýchlo. Neoceniteľným pomocníkom manažérov je aj Eisenhowerova metóda, ktorá vám, prostredníctvom dvoch kritérií, pomôže naplánovať svoje aktivity.
Na to, ako funguje, sme sa pozreli v tomto článku. Ako vám pomôže zvládať menej dôležité a veľmi dôležité úlohy? Viac nižšie!
Ako vznikla Eisenhowerova metóda (Eisenhowerov princíp)
Eisenhowerova metóda alebo Eisenhowerov princíp – oba názvy označujú prístup k efektívnemu riadeniu času a úloh. Po kom je táto metóda pomenovaná? Po 34. americkom prezidentovi Dwight D. Eisenhowerovi, ktorý ju začal používať a nevedel si ju vynachváliť. Neskôr prenikla z Ameriky aj do Európy a stala sa obľúbenou aj pre podnikateľov a manažérov.
Ak si však sám prezident vedel naplánovať svoje aktivity prostredníctvom dôležitosti a naliehavosti – dvoch princípov tejto metódy - tak to určite stojí za pokus.
Pozri aj: Nestíhaš a si zavalená povinnosťami? Metóda GTD ti pomôže!
Shutterstock®
Princíp Eisenhowerovej metódy
Eisenhower videl dôležitosť a naliehavosť úlohy ako dva základné atribúty, od ktorých záviselo poradie úlohy v jeho plánovači. Sám o týchto vlastnostiach povedal: „To, čo je dôležité, je málokedy urgentné. To, čo je naliehavé, je málokedy dôležité.”
Tvrdil, že rozdiel medzi úspešnými ľuďmi a tými neúspešnými je iba v úlohách, na ktorých pracujú. Môžete pracovať na úlohách aj viac, ako 12 hodín denne, no ak neboli dôležité, neposunú vás ďalej. Ako sa však v tomto všetkom vyznať?
Odporúčame: Prekvapenie na tanieri: Ktoré potraviny majú najvyšší obsah soli, ak nie zemiakové chipsy a údeniny?
Shutterstock®
Kvadranty plánovania – počet a význam kvadrantov
Kvadranty sú usporiadané podľa dôležitosti a naliehavosti. Dôležité úlohy nájdete v tejto matici vo vrchnom rade, pričom nedôležité tvoria spodný rad. Podobné je to aj s naliehavosťou. Prvý stĺpec sa vyznačuje naliehavosťou, pričom druhý stĺpec, ktorý sa nachádza vpravo, znamená nenaliehavosť.
Následne sú úlohy zatrieďované do jednotlivých kvadrantov na základe ich vlastností. Problém pre vás môže predstavovať zaradenie danej úlohy, s tým vám však pomôžu nasledovné príklady:
1. kvadrant – dôležité a naliehavé úlohy
Prvý kvadrant sú naliehavé a dôležité úlohy. Sem patria naliehavo dôležité úlohy, ktoré pre vás majú nielen veľký význam, ale musíte ich splniť v krátkom časovom horizonte, napríklad kvôli blížiacemu sa deadlinu, dôležitému zákazníkovi alebo riešeniu krízovej situácie. Tieto úlohy musíte vykonať sami a nie je vhodné delegovať ich na niekoho iného.
2. kvadrant – dôležité a nenaliehavé úlohy
Tieto úlohy sa, oproti prvému kvadrantu, vyznačujú možnosťou neskoršieho dátumu realizácie. Tieto úlohy sú dôležité, ale môžu sa spraviť o niečo neskôr. Nezabúdajte však, že kvôli dôležitosti je ich potrebné vykonať osobne, bez možnosti delegovania na niekoho iného. Ide napríklad o plánovanie, vybavovanie reklamácií alebo udržovanie dobrých vzťahov, vrátane oslovovania a starostlivosti o zákazníkov.
Neprehliadni: Je používanie alobalu škodlivé? Tu je celá pravda o hliníku!
Shutterstock®
3. kvadrant – menej dôležité, ale naliehavé úlohy
V tomto prípade je delegovanie potrebné, nakoľko sú pre vás osobne menej dôležité. Delegovaná osoba však musí dbať na ich včasnú realizáciu, nakoľko sú naliehavé. Ide napríklad o rôzne meetingy, nákupy, preberanie pošty či zastúpenia na veľtrhoch a konferenciách.
4. kvadrant – menej dôležité a nenaliehavé úlohy
Posledný kvadrant, ktorý obsahuje úlohy, na ktoré je najlepšie zabudnúť. Ide len o požierače času a síl, bez akéhokoľvek výsledku alebo o prestávky a odbiehania od práce. Najčastejšie ide o čas, strávený na internete či bežné debaty s kolegami.
Odporúčame: Čakanková káva – vyskúšajte ju a objavte jej blahodarné účinky!
Shutterstock®
Ako zaviesť Eisenhowerovu metódu do praxe?
Úplne jednoducho. Skúste si na svoj stôl umiestniť štyri zakladače. Ich počet zodpovedá počtu kvadrantov, zatiaľ čo ich poradie bude tiež zodpovedať dôležitosti a naliehavosti úlohy. Úlohy z prvého kvadrantu – dôležitého a zároveň naliehavého, si umiestnite navrch a naopak, úlohy zo štvrtého kvadrantu – nedôležité a neurgentné – umiestnite do spodného zakladača.
Tento systém môžete využívať, aj keď namiesto zakladačov používate elektronickú aplikáciu. Rozdeľte plánovač do štyroch kvadrantov a očíslujte si ich podľa priority. Takto vám už žiadna úloha nevyfučí z hlavy.
Najväčšie benefity Eisenhowerovej metódy:
- Zlepšenie produktivity – Rozdelenie úloh podľa dôležitosti a naliehavosti pomáha sústrediť sa na to, čo má skutočný význam, čím sa zvyšuje efektivita.
- Lepšie riadenie času – Metóda pomáha eliminovať zbytočné úlohy (tzv. "požierače času") a venovať viac času dôležitým aktivitám, ktoré prispievajú k dlhodobým cieľom.
- Zníženie stresu – Prioritizovaním úloh a riešením najdôležitejších úloh skôr môžete znížiť pocit preťaženia a stresu z nahromadených povinností.
- Podpora rozhodovania – Jasné usporiadanie úloh do kvadrantov uľahčuje rýchle a efektívne rozhodovanie o tom, čo robiť okamžite, čo naplánovať, čo delegovať a čo ignorovať.
- Zlepšenie pracovného aj osobného života – Eisenhowerova metóda pomáha nielen pri riadení pracovných povinností, ale aj pri organizovaní osobného času, čím prispieva k lepšiemu vyváženiu medzi prácou a osobným životom.
- Prevencia vyhorenia – Tým, že sa sústredíte na dôležité, ale nenaliehavé úlohy, ktoré často súvisia s dlhodobými cieľmi, predchádzate pracovnému preťaženiu a vyhoreniu.
Aktualizovaný článok: 10.10.2024
