Time manažment: Ako si zorganizovať svoj čas a byť efektívny?

Stáva sa vám, že sa vaše povinnosti hromadia a nestíhate ich plniť? Alebo sa odhodláte, sadnete si k tomu, no nedokážete danú úlohu dotiahnuť do úspešného konca? Mať rozrobených množstvo úloh nie je tá správna taktika. Ak chcete vedieť, čo vám pomôže mať svoje úlohy pod kontrolou a ako ich prehľadne a čo v najkratšom čase zvládnuť, začnite využívať time manažment!

Ako spravovať čas efektívne? Ako na správny time manažment? Aké sú zásady efektívneho time managementu? Chcete si vďaka nemu lepšie plniť úlohy a zlepšiť produktivitu? Viac v článku!

Čo je time manažment?

Tento pojem predstavuje techniku, ktorá vám pomôže venovať svojim aktivitám menej času. Tým, že svoj čas efektívne rozvrhnete medzi jednotlivé aktivity, môžete zvýšiť svoju produktivitu a dosiahnuť želané výsledky v kratšom čase. Aplikovanie niektorých prvkov môže byť jednoduché, no iné môžu byť náročné. Je však vysoko individuálne, ako sa vám ich podarí dodržiavať. Pre niekoho je time manažment jednoduchý a prirodzený, iný sa to musí naučiť.

Bude sa ti páčiť: Mávaš problémy so sústredením? Tak toto musíš vyskúšať!

Shutterstock®

Efektívny time management začína zapisovaním si povinností

Častým problémom sú zabudnuté úlohy alebo zmeškané stretnutia. Tomuto problému sa dá pomôcť veľmi jednoducho. Zaobstarajte si na začiatok nalepovacie papieriky. Takto si skôr všimnete pred odchodom do práce, že máte napríklad nakúpiť alebo sa po ceste do práce zastaviť v banke a vybaviť tú sťažnosť, ktorú tak dlho odkladáte.

Ak nechcete papieriky nachádzať náhodne, skúste si všetky tieto informácie zapisovať do zápisníka a jednoducho ich po splnení vyškrtávať. Diár alebo stolový kalendár ocenia ľudia, ktorých v jednotlivé dni čaká množstvo úloh, ktoré musia splniť a budú ich mať tak vždy na očiach.

Pozri aj: Paretovo pravidlo alebo pravidlo 80/20: Platí aj dnes?

Shutterstock®

Elektronická verzia plánovača úloh rovnako pomôže efektívne organizovať čas

Ak však nie ste vyznávačom papierových foriem, ale preferujete skôr tú elektronickú, možností máte hneď niekoľko. V prípade elektronických plánovačov sa vám podarí nielen ušetriť papier a používať tak ekologickejšiu formu, no môžete svoje úlohy jednoduchšie meniť a upravovať, ako na papieri.

Využite napríklad poznámky alebo takzvané stickies, ktoré môžete mať na ploche svojho počítača alebo elektronický zápisník Keep od Googl-u. Jeho nespornou výhodou je množstvo možností a dizajnov, ktoré ponúka.

Viete využívať jednoduché zoznamy alebo začiarkovacie políčka, ktoré môžete upravovať, presúvať podľa ľubovôle. Skúste takisto meniť farby jednotlivých poznámok podľa vlastných kategórií alebo pripnúť svoju poznámku navrch, ak ju používate každý deň.

Odporúčame: Vplyv zvierat na duševné zdravie: Prečo by ste mali mať domáceho miláčika?

Shutterstock®

Tipy pre efektívnejšiu komunikáciu a lepšie riadenie času

Častým hltačom času sú nesporne emaily a elektronická komunikácia. Zjednodušením môžu byť napríklad skupinové kanály, v ktorých viete jednoducho a rýchlo komunikovať, bez zbytočného zdržiavania. Medzi veľmi užitočné patria nástroje, ako Microsoft Teams alebo Slack.

Slack je riešením, po ktorom často siahajú aj spoločnosti a aplikujú ho do svojich procesov. Vytváraním konverzácií a pridávaním členov viete jednoducho, čo je vyhradené pre vás a nemusíte venovať zbytočne svoj čas niečomu, čo sa vás netýka.

Odporúčame: Vyhraj vlasové produkty prírodnej kozmetiky Twin Lotus

Shutterstock®

Pripomienky, aby ste nezabudli plniť úlohy

Ak sa vám napriek tomu, že máte všetky úlohy zaznamenané stáva, že v čase ich plnenia na ne jednoducho zabudnete, mali by ste využívať pripomienky. Aj taký obyčajný kalendár, ktorý sa nachádza vo vašom telefóne, je veľmi užitočný pomocník.

V prípade, že sa rozhodnete využívať aj pokročilé formy kalendárov, ako je napríklad ten od Googlu, môžete ich používať na všetkých svojich zariadeniach. Ak by ste si ešte nastavili čas pripomenutia danej udalosti, nemáte už šancu túto udalosť zmeškať tak ako naposledy.

Ako zlepšiť produktivitu – niečo pre náročných

Nesmierne užitočnou aplikáciou je aj trello. Aj keď na prvý pohľad jednoduchý nápad, prináša neobyčajné riešenia. Umožňuje vám vytvárať svoje vlastné nástenky, na ktoré budete vpisovať svoje jednotlivé úlohy. Úlohy môžete zaraďovať do stĺpcov – kategórií – napríklad podľa ich tém alebo podľa fázy, v ktorej sa aktuálne nachádzajú. Najčastejšie sa využívajú:

to do = čo vás čaká,
in progress = na čom aktuálne pracujete,
on hold = podržané úlohy, ktorým sa momentálne nemôžete venovať,
done = hotové úlohy.

Nezabúdajte však, že pri nedostatočnej vôli vám nepomôžu ani tie najlepšie tipy alebo elektronické aplikácie. Úlohy sa vám podarí plniť iba vďaka svojej pevnej vôli a vytýčeniu cieľov, ktoré chcete dosiahnuť. Tým, že sa im budete venovať vtedy, kedy môžete a bez prokrastinácie, sa vám ich podarí dosiahnuť omnoho skôr a to za tento pokus stojí.

Bude sa ti páčiť: Nestíhaš a si zavalená povinnosťami? Metóda GTD ti pomôže!

Shutterstock®

Ďalšie tipy a najefektívnejšie techniky pre dobrý time management:

1. Princípy prioritizácie úloh (Eisenhowerova matica)

Eisenhowerova matica vám pomôže roztriediť úlohy podľa ich dôležitosti a naliehavosti do štyroch kvadrantov. Dôležité a urgentné úlohy vykonáte okamžite, dôležité, ale nie urgentné si naplánujete, urgentné, ale nie dôležité delegujete, a tie, ktoré nie sú ani dôležité, ani urgentné, jednoducho ignorujete. Pomocou tejto metódy sa môžete sústrediť na to, čo má skutočne zmysel, a vyhnúť sa zahlteniu.

2. Technika Pomodoro na lepšiu koncentráciu

Pomodoro je jednoduchá, no účinná technika na zvýšenie sústredenia. Pracujete v 25-minútových intervaloch, počas ktorých sa venujete jednej úlohe, a následne si dáte 5-minútovú prestávku. Po štyroch cykloch si doprajete dlhšiu pauzu. Táto metóda vám pomôže bojovať s vyhorením, udržať pozornosť a zvládať úlohy efektívne.

3. Paretovo pravidlo

Pravidlo 80/20 hovorí, že 80 % výsledkov pochádza z 20 % našej práce. Identifikujte tie aktivity, ktoré prinášajú najväčší prínos, a sústreďte sa na ne. Ostatné, menej efektívne činnosti buď delegujte, alebo minimalizujte. Táto technika vás naučí využívať čas múdro a pracovať „menej, no kvalitnejšie.“

4. ABCDE Metóda

ABCDE metóda je jednoduchý spôsob, ako efektívne zoradiť úlohy podľa ich dôležitosti. Úlohy označte písmenami: A (najdôležitejšie, musíte ich urobiť), B (dôležité, ale menej urgentné), C (menej dôležité), D (delegovateľné) a E (úplne eliminovateľné). Táto technika vám pomôže jasne určiť priority a venovať svoju energiu tomu, čo je skutočne potrebné.

Najväčšie chyby pri time manažmente:

Nepostavenie priorít – Sústreďujete sa na menej dôležité úlohy namiesto tých, ktoré majú najväčší vplyv.
Prokrastinácia – Odkladáte dôležité úlohy na neskôr, čím sa hromadí stres a tlak.
Multitasking – Snažíte sa robiť viacero vecí naraz, čo znižuje kvalitu aj efektivitu práce.
Nedostatočné plánovanie – Práca „z ruky do ruky“ bez jasného harmonogramu vedie k chaosu.
Neprispôsobenie sa realite – Preceňujete svoje schopnosti a podhodnocujete čas potrebný na úlohy.
Nedostatok prestávok – Prepracovanie znižuje koncentráciu a vedie k vyčerpaniu.
Ignorovanie času pre seba – Nedávate si priestor na relax a regeneráciu, čo vedie k rýchlemu vyhoreniu.
Prijímanie všetkého – Hovoríte „áno“ na všetky požiadavky, čím si vytvárate preťaženie.
Zlé delegovanie úloh – Buď ich nerobíte vôbec, alebo si na seba beriete príliš veľa.